+7 (499) 653-60-72 Доб. 448Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 773Санкт-Петербург и область

Дела в архив за календарный год или нет

В первой графе проставляют индекс дела, включенного в номенклатуру. В конце каждого раздела номенклатуры оставляют резервные номера для заведения дополнительных, не предусмотренных заранее дел в случае их появления. В графу вторую включаются заголовки дел томов, частей. Каждое дело может составлять один или несколько томов.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Исправляем ошибку формирования дела, в которое подшили документы с разными сроками хранения

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Памятка по подготовке и передаче документов в архив

Независимо от адресата вся корреспонденция передается секретарю, чтобы обеспечить учет всех документов. Проверяется правильность доставки писем. Вскрываются все конверты за исключением корреспонденции с пометкой "лично". После извлечения документа из конверта проверяется его целостность и комплектность, наличие приложений. При некомплектности или повреждении документа на нижнем поле последнего листа делается соответствующая отметка и информируется корреспондент.

Возможна отметка в журнале входящих документов в графе "Примечание" о недополучении корреспонденции. Конверты уничтожают. Поступающая корреспонденция подлежит обязательному предварительному рассмотрению, которое осуществляется в день их получения. Поручения вышестоящих органов, телеграммы, телефонограммы рассматриваются немедленно. Секретарь распределяет документы на регистрируемые и нерегистрируемые в соответствии с перечнем документов, не подлежащих регистрации.

Не регистрируют документы бухгалтерского учета, поздравительные письма и телеграммы, проспекты, приглашения, извещения, заявки, рекламные письма, прайс-листы, каталоги, письма с пометкой "лично", а также документы, поступающие в копиях для сведения. Нерегистрируемые документы раскладываются в сортировочном устройстве по структурным подразделениям для доставки по назначению.

Остальная документация передается для регистрации. На регистрируемых документах проставляется штамп. В него входят: наименование фирмы-получателя корреспонденции, входящий номер индекс и дата поступления документа. Штамп располагается в правом нижнем углу первой страницы документа. На невскрываемых письмах штамп проставляется на конверте. Индекс документа проставляется в штампе в момент регистрации. После проставления штампа секретарь "фильтрует" корреспонденцию. Основная задача предварительного рассмотрения — отобрать руководителю организации наиболее важные и срочные документы.

Документы складывают в папку и передают на подпись руководителю. Документы, не требующие принятия решения руководителя, передаются зам. В организации имеется список структурных подразделений с присвоенными им кодами, условно обозначаются двузначными числами: 01 — руководитель организации, 02 — заместитель, 03 — секретариат, 04 — отдел кадров и т. На документах, передаваемых в структурные подразделения, секретарь проставляет в правом верхнем углу листа шифр номер подразделения, например ОК или При передаче непосредственно исполнителям указывается фамилия и инициалы.

Шифр и фамилия обводятся карандашом для отличия от др. Регистрация необходима для быстрого поиска документов, учета их и контроля. Запрещается отправлять документы в структурные подразделения, минуя регистрацию. Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные номера, состоящие из порядкового номера документа по журналу регистрации, номера структурного подразделения, номера дела, где будет храниться документ. При отсутствии заголовка секретарь знакомится с текстом документа и формулирует его краткое содержание обобщающей фразой.

Чаще всего она строится на основе заключительной части документа, в которой содержится вывод, предложение, просьба, заключение и т. Специализированную документацию регистрируют в структурных подразделениях: документы по личному составу — в отделе кадров, финансовые — в бухгалтерии, печатные издания — в библиотеке, планы и отчеты — в плановом отделе.

При небольших объемах регистрации документов журналы можно вести на протяжении нескольких лет. После регистрации наиболее важные документы, относящиеся к сфере деятельности организации в целом, передаются руководителю для рассмотрения. Срочные, особо важные документы передаются руководителю до регистрации.

Документы должны рассматриваться руководителем, как правило, в день поступления их в организацию. Жалобы должны рассматриваться в течение 30 дней. Если не требуют дополнительной проверки, то в течение 15 дней. Корреспонденция с пометкой "лично" вскрывается руководителем. После рассмотрения такие письма могут передаваться руководителем в секретариат для регистрации и направлении на исполнение. Руководитель определяет исполнителя документа, дает четкие указания в виде резолюции.

Сведения о резолюции заносятся в регистрационный журнал, карточку регистрации или в ПК. Если документ берется на контроль, то срок исполнения документа берется из резолюции. После рассмотрения руководителем документы передаются для исполнения в структурные подразделения. С резолюцией руководителя документ передается исполнителю.

Под расписку передаются постановления, решения, распоряжения вышестоящих органов. В журнале регистрации входящих документов исполнитель проставляет подпись и дату получения документа. На контроль берутся все поступающие в организацию законы, указы, постановления, распоряжения вышестоящих органов.

Начало контроля должно совпадать с моментом регистрации документов. Отметка о контроле в документах формата А4 располагается на левом поле первого листа на уровне реквизита "заголовок к тексту", в документах формата А5 — на уровне первых строк реквизита "текст". Ставится штамп "Контроль" или красным маркером наносится буква "К" или слово "Контроль". Если в резолюции не указан срок исполнения документа, принято проставлять 10 дней. На документы, поставленные на контроль, заполняется РКК или вносится запись в ПК или журнал регистрации входящих документов.

Один экземпляр РКК вставляется в контрольную картотеку, которая делится на 33 ячейки. В структурных подразделениях контрольная картотека строится по фамилиям исполнителей. На завершающем этапе контроля к карточке, в ПК или в журнале проставляют отметку об исполнении документа, дату и подпись исполнителя. Если в резолюции указывается несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное первым.

Остальные привлекаются при решении вопросов как соисполнители. Для оперативного исполнения документа несколькими исполнителями одновременно секретарь размножает входящие документы и передает копии соисполнителям. Ответственному исполнителю предоставляется право созывать соисполнителей и получать от них необходимые материалы. Исходящая корреспонденция оформляется в х экз. При отправке в конверте с прозрачным "окошком" документ складывается так, чтобы адрес был хорошо виден.

Копия документа с визами или экземпляр факса подшивается в дело. Если почта доставляется курьером, вносится отметка о документе в разносную книгу.

Текущее хранение документов: порядок формирования дел Текущее хранение документов: порядок формирования дел Правильная классификация документов для размещения их в делах позволит в дальнейшем существенно сократить время на их поиск. Правила и сроки хранения документов Правила хранения документов закреплены на государственном уровне в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта г.

В дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, документов учебных заведений, формирующихся в дела за учебный год, личных, судебных и других дел. Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела раздельно, чтобы не усложнять отбор документов на дальнейшее хранение. В дело включается один подлинный экземпляр исполненного документа или заверенная копия. Не допускается включение в дело черновиков, проектов, размноженных копий, документов, подлежащих возврату.

ФОРМИРОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ ДЕЛ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

К записи комментариев Валентина 29 06 Здравствуйте, Евгения! Формируем дела с протоколами Коллегий. В методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Росархива от Мы являемся федеральной структурой и источником комплектования гос. В номенклатуре у нас это одно дело, вышестоящая организация г. Москва советует нам разбить его на тома: в одном томе-протоколы; в другом томе-документы доклады, повестки заседаний, выписки и др.

Дела в архив за календарный год или нет

Порядок разработки номенклатуры дел Номенклатура дел как один из элементов архивного хранения документов Бесплатные юридические консультации Предоставляем бесплатную правовую поддержку населению России. В этом нам помогают лучшие юристы и адвокаты со всей страны. Задавайте вопрос консультанту - правоведу. Вскоре вам подберут специалиста в вашем регионе. Подготовка ответа может занять некоторое время.

По требованию принимающей стороны предприятие должно передать ряд дополнительных документов, например, учредительные подлинники или копии свидетельств о регистрации, перерегистрации, ликвидации, уставов, учредительных договоров и т. Как подготовить документы Согласно подразделу 9.

Независимо от адресата вся корреспонденция передается секретарю, чтобы обеспечить учет всех документов. Проверяется правильность доставки писем. Вскрываются все конверты за исключением корреспонденции с пометкой "лично". После извлечения документа из конверта проверяется его целостность и комплектность, наличие приложений. При некомплектности или повреждении документа на нижнем поле последнего листа делается соответствующая отметка и информируется корреспондент. Возможна отметка в журнале входящих документов в графе "Примечание" о недополучении корреспонденции. Конверты уничтожают. Поступающая корреспонденция подлежит обязательному предварительному рассмотрению, которое осуществляется в день их получения.

Формирование дел

Передаем дела в архив по всем правилам Опубликовано Комментарии Нередко на предприятии, в крупной компании, в государственной организации передача дел в архив превращается в целую проблему. Вроде архив есть, и он укомплектован сотрудниками, а как передать им документы — неизвестно. Если просто вынуть дела из папок и принести — их не принимают. Между тем, процедура передачи документов в архив описана в нормативных документах.

Дела временного до 10 лет включительно хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке переплету металлические скрепления булавки, скрепки из документов удаляются.

Входящие и исходящие всегда стараются помещать вместе запрос-ответ в одно дело. Ирэна 18 10 Здравствуйте! Где прописано, что каждый год надо заводить НОВЫЕ папки для документов, а нельзя продолжать дело, пока не заполнится вся папка? Ведь приходится хранить листика годового отчета за каждый год в отдельных папках. Если в деле подшиты документы за несколько лет, то при оформлении документов долговременного срока хранения для передачи в архив, а также при подготовке документов с истекшими сроками хранения на уничтожение, дела придется переформировывать. Обычно годовые отчеты имеют значительный объем. Допускается формировать в одно дело годовые статистические отчеты нескольких форм по основным направлениям деятельности организации. Тогда дело за один календарный год будет значительно толще.

На новый календарный год номенклатуру создавайте в последнем квартале. государственного архива согласовывают номенклатуру дел с архивным Если вы ответили «нет» три или четыре раза, рекомендуем начать.

Номенклатура дел в конце года: уточнение и переутверждение

.

Передаем дела в архив по всем правилам

.

Формирование и хранение дел

.

Что важно знать о подготовке документов для сдачи в архив

.

.

.

Комментарии 1
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Мечислав

    Прошу прощения, это мне не подходит. Может, есть ещё варианты?

© 2019 antikrizismos.ru